Pierwsze pytanie – po co organizujesz imprezę firmową?
A początkiem jest to, w jakim celu organizujesz imprezę firmową. Może być to spotkanie wigilijne albo kolacja po szkoleniu lub konferencji. Często firmy organizują imprezy integracyjne dla nowych i starszych pracowników, które mogą mieć różne formy. Imprezą firmową jest także niezobowiązujące „wyjście na piwo”, by pogadać o projektach i odstresować się po cięższym tygodniu. I w końcu istnieją też imprezy firmowe, które organizujemy dla szerszego grona: zapraszamy też kontrahentów i dalszych współpracowników, aby np. przedstawić nowy produkt lub świętować świetne wyniki firmy.
Imprezy firmowe, niezależnie od głównego celu, mają jeszcze cel poboczny – poznanie się od innej strony potrafi znacznie ułatwić pracę. Lepiej się rozumiemy, łatwiej dostrzegamy mocne i słabe strony współpracownika i budujemy różne formy komunikacji. Dlatego nie warto traktować ich jako zła koniecznego lub przykrego obowiązku, ale jako szansę na poprawienie współpracy. Tym bardziej jako organizator powinieneś zadbać, by impreza była dobrze przygotowana i by wszyscy dobrze się bawili oraz czuli się częścią zespołu.
Dlaczego określenie celu imprezy firmowej jest tak istotne? Jeżeli znasz cel, możesz określić główne potrzeby, a one będą kształtowały budżet. Inaczej organizuje się coroczną imprezę integracyjną, a inaczej 50-lecie firmy.
Drugie pytanie – w jakim stylu chcemy się bawić?
Określenie celu imprezy nie jest trudne. Nieco trudniejsze (ale nadal łatwe), w niektórych przypadkach może być wskazanie stylu imprezy firmowej. Jeżeli organizujesz Wigilię lub jubileusz, sprawa jest jasna – wszyscy wiemy, jak na ogół wyglądają takie wydarzenia i co jest potrzebne. Kwestią do rozważenia pozostaje co najwyżej skala wydarzenia. Nieco więcej wolności masz przy organizowaniu imprezy integracyjnej lub świętowania wysokich wyników zespołów. Możesz wybrać mniej lub bardziej formalny styl, zaproponować tradycyjną kolację lub bardziej nietypowe atrakcje. Jakie? W Koszarach dla gości biznesowych żądnych przygód mamy:
- Survivalowy pakiet „Opuszczony Hotel"
- Pokaz iluzji
- Stand-up
- Atrakcje CSR (warsztaty malarskie, ceramiczne i cukiernicze)
- Escape room
- Gra miejska Kalwaria Express
- Nowoczesne degustacje
Bo, co integruje ludzi bardziej, niż wspólna przygoda?
Wszystko zależy od okazji, z jakiej się spotykacie, temperamentu pracowników i stosunków panujących w firmie.
Trzecie pytanie – jakie mam potrzeby?
To etap, na którym mamy ogólny zarys spotkania. Pora na szczegóły. Jakie warunki muszą być spełnione, aby by impreza się udała i goście wyszli zadowoleni? Zacznijmy od prozaicznych rzeczy. Jeżeli impreza firmowa ma odbyć się poza siedzibą przedsiębiorstwa, to pomyślmy o transporcie (być może warto pomyśleć o wynajęciu busa?) oraz o parkingu.
Nic nie psuje humorów tak, jak czekanie na ludzi, którzy krążą samochodami wokół miejsca zbiórki i szukają miejsc parkingowych. Dlatego my w Koszarach postawiliśmy na najprostsze rozwiązanie – mamy darmowy parking dla gości ????. Może być potrzebny także nocleg, jeżeli atrakcje przeciągną się do wieczora lub planujesz kilkudniową imprezę firmową. Jeśli ma to być spotkanie wigilijne, to niezbędne będą dekoracje, tradycyjne dania, opłatek, etc. Możesz też ułatwić sobie sprawę i skorzystać ze specjalnego pakietu wigilijnego – masz do wyboru trzy opcje, w zależności od tego, ilu gości zapraszasz, jak długo ma trwać spotkanie i jak obszerne ma być menu.
Czy potrzebujesz fotografa? Dodatkowych atrakcji? I w końcu – być może potrzebujesz paczek PR-owych lub gadżetów firmowych, które rozdasz gościom, a o które trzeba zadbać wcześniej.
Czwarte pytanie – ile to będzie kosztować?
Pora pomówić o pieniądzach, czyli oszacować budżet. Kiedy znasz cel, styl i potrzeby, nie musisz błądzić we mgle i rzucać losowymi cyframi. Możesz rozeznać się na rynku, ile kosztuje oferta, która Cię interesuje i ile musisz doliczyć na dodatkowe koszty. To też moment, gdy szacujemy liczbę gości (np. koszt kolacji liczony jest od tzw. talerzyka).
Kiedy już odpowiesz na wszystkie pytania, stwórz sobie ramowy kosztorys. Nie zapomnij o kwocie na nieprzewidziane wydatki. Szukaj promocji i pakietów, często są tańsze – np. w przypadku konferencji Koszary oferują noclegi w promocyjnej cenie.
Piąte pytanie – gdzie, kiedy i z kim?
Gdzie? Analiza celów i potrzeb pomoże odpowiedzieć na to pytanie. Jeżeli potrzebujesz noclegów, niezastąpiona będzie baza noclegowa. Może to być miejsce, które oferuje pakiet usług, dzięki któremu z Twojej głowy zostanie zabrana część szczegółów. Jeżeli myślisz o kameralnym spotkaniu firmowym lub niewielkiej kolacji, zarezerwuj salę w restauracji lub stolik – np. takie usługi oferuje nasza Kantyna. Dodatkowo serwuje wspaniałą, urozmaiconą i nagradzaną kuchnię.
Trudniejsze pytanie to „kiedy urządzić imprezę firmową?”. Tutaj warto pamiętać o kilku zasadach: konferencje, kongresy, szkolenia urządzamy w tygodniu, a imprezy integracyjne w piątki i w weekend. Nie urządzaj też imprezy firmowej w okresach natężonej pracy lub w sezonie urlopowym (jest spore ryzyko, że część zaproszonych nie dojedzie). I tu dochodzimy do kolejnej kwestii – przy ustalaniu terminu warto popytać współpracowników, czy odpowiada im dany dzień (to sprawdzi się w mniejszych firmach) lub rozeznać się w życiu firmy, by trafić w spokojny dzień.
I w końcu – „z kim będziesz świętować?”. Być może to impreza dla wszystkich pracowników, co ułatwia sprawę. Jeżeli jednak masz zaprosić wybrane osoby (lub zaprosić kogoś z filii firmy, albo z klientów, względnie współpracowników zewnętrznych), sprawa się komplikuje. Obierz jasny klucz – tak, żeby nikt nie poczuł się ominięty i żebyś mógł w jasny sposób wytłumaczyć, dlaczego dane osoby dostały zaproszenie na imprezę filmową. Bądź uważny: wszyscy jesteśmy ludźmi, ale przypadkowe ominięcie któregoś ze współpracowników to duże faux pas.
Po stworzeniu listy gości na imprezę firmową trzeba sprawdzić, który z nich jest chętny i może przybyć w danym terminie. To też dobry moment, by dopytać się o specyficzne potrzeby gości (np. ktoś jest wege, a ktoś może mieć nietolerancję laktozy).
Szóste pytanie – jak?
Ty jesteś mistrzem ceremonii – więc po prostu musisz wiedzieć, jak będzie wyglądał plan imprezy firmowej. Kto dba o transport, kto łagodzi ewentualne kryzysy (przygotuj się na niespodzianki!), kiedy „wchodzi” tort i przemówienie prezesa. W przypadku większych imprez warto część planu udostępnić gościom.
Rzeczą niezwykle ważną jest też dobra komunikacja – już na poziomie ustalania szczegółów wyślij do zaproszonych informacje z podstawowymi danymi. Nie zapraszaj na ostatnią chwilę, ponieważ goście mogą już mieć swoje plany. Zadbaj, by każdy właściwie zrozumiał instrukcje i nie pomylił miejsca czy godziny. Wykorzystaj wewnętrzne kanały firmowe, ale (w niektórych przypadkach) możesz podać też kontakt do siebie.
Siódme pytanie – i co dalej?
Bez wątpienia jesteś najciężej pracującą osobą nie tylko przed imprezą, ale nawet w jej trakcie. Słowem – pilnuj się, nigdy nie wiadomo, kiedy będziesz potrzebny. Ale też bez stresu, jeżeli rzetelnie zrealizujesz wszystkie poprzednie punkty, to będziesz przygotowany na wszystko.
Co później? Opublikuj zdjęcia w firmowych social mediach (o ile to większa oraz oficjalna impreza firmowa).
I ostatnia rada: do zaproszenia na imprezę dołącz mapkę dojazdu
Może się przydać :)
